Privacyverklaring - SIS Finance

De website www.sis-finance.nl is eigendom van SIS Finance BV. SIS Finance houdt zich aan de wettelijke voorschriften met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die op 25 mei 2018 in werking is getreden.
SIS Finance is een financiële consultancy en intermediair tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers en garandeert te allen tijde een zorgvuldige en discrete omgang met de informatie die uit dit werk voortvloeit.

Dit document bevat de volgende onderdelen:

gegevensverwerking;
gebruiksdoeleinden;
bewaartermijn;
veiligheid;
juridische grondslagen van de verwerking;
rechten van betrokkenen.

Gegevensverwerking

Ten behoeve van haar bedrijfsvoering verzamelt en verwerkt SIS Finance gegevens over zelfstandig gevestigde of freelance professionals (hier verder te noemen kandidaten), over (mogelijke) opdrachtgevers/cliënten en over andere zakelijke relaties. De bescherming van uw persoonsgegevens is voor ons zeer belangrijk. Hieronder lichten wij toe hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, wat wij ermee doen, voor welke doeleinden wij ze gebruiken, op welke juridische grondslagen dit berust en welke rechten en vereisten daarmee gepaard gaan voor u.

Verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens

a) Wij kunnen uw persoonsgegevens bij verschillende gelegenheden opslaan. Wij verzamelen uw gegevens vanaf het moment dat u uw gegevens invult of achterlaat op onze website (https://www.sis-finance.nl), u zich inschrijft op één van onze vestigingen of op andere wijze aanmeldt (bijvoorbeeld via telefoon, e-mail of een online message service), wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening, wij (een deel van) uw gegevens ontvangen in het kader van een referentie, wij (een deel van) uw gegevens ontvangen tijdens een gesprek met een van uw (directe of indirecte) collega’s of andere zakelijke relaties of wij een (deel van) uw gegevens ontvangen naar aanleiding van uw deelname aan een congres of andere zakelijke bijeenkomst. Ook kunnen wij uw gegevens verzamelen indien u deze heeft geplaatst op openbare platforms (waaronder LinkedIn.com) waaruit zou kunnen blijken dat u geïnteresseerd bent in onze dienstverlening.

b) Afhankelijk van de omstandigheden, kunnen wij de volgende categorieën van persoonsgegevens verzamelen:

Algemene informatie:
Naam, voornaam, geslacht, nationaliteit, taal, geboortedatum, adres, telefoonnummer (vast en/of mobiel), e-mailadres. Indien u een zakelijke klant bent: uw bedrijfsgegevens (adres, telefoon (vast en/of mobiel), e-mailadres, BTW- en inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel).

Informatie die relevant is voor onze diensten (met name voor kandidaten):

curriculum vitae (CV), informatie over opleiding en werkervaring;
openbare LinkedIn-profielen of andere op internet of sociale media gepubliceerde gegevens;
gegevens over beschikbaarheid, een tariefindicatie, branche/opdrachtvoorkeuren, etc.;
een pasfoto en/of videopresentatie, indien door uzelf verstrekt;
informatie n.a.v. het inwinnen van de aan SIS Finance verstrekte referenties;
overige informatie die relevant is voor het bemiddelingsproces (bijv. een gespreksverslag n.a.v. een kennismaking);
feedback van opdrachtgevers n.a.v. door kandidaten uitgevoerde interim opdrachten;
relevante bedrijfsgegevens.

c) Voor zover mogelijk registreren wij ook de datum waarop deze gegevens werden meegedeeld of waarop wijzigingen werden aangebracht.

d) Wij slaan de gegevens alleen op voor zover wij dit op basis van een door u verleende toestemming of overeenkomstig de geldende juridische voorschriften mogen doen (meer informatie hierover vindt u hieronder in het gedeelte ‘Juridische grondslagen van de verwerking’). U heeft het recht om uw toestemming op elk ogenblik te herroepen. U kunt ook te allen tijde inzage krijgen in de over u bij SIS Finance beschikbare informatie, of zich bij ons melden als u vragen hebt over hoe wij met uw gegevens omgaan. Onjuistheden, voorstellen tot wijzigingen of verwijdering van alle persoonlijke gegevens kunt u schriftelijk aan SIS Finance doorgeven, bij voorkeur via info@sis-finance.nl.

Gebruiksdoeleinden

SIS Finance verzamelt en verwerkt persoonlijke en zakelijke gegevens ten behoeve van:

de uitvoering van onze dienstverlening: SIS Finance biedt diensten aan, c.q. wordt ingeschakeld, als “intermediair”, in die zin dat wij kandidaten bemiddelen, werven, selecteren, presenteren en tijdelijk inzetten (eventueel voor een directe betrekking) bij een opdrachtgever (de cliënt van SIS Finance). Het is hierdoor voor SIS Finance noodzakelijk om over een groot, actueel netwerk van kandidaten en van (mogelijke) opdrachtgevers te kunnen beschikken, en deze personen te kennen en te kunnen benaderen;
het doen van aanbiedingen c.q. het verstrekken van informatie over onze dienstverlening en overige activiteiten aan kandidaten en/of andere zakelijke relaties;
de beoordeling van de geschiktheid, de beschikbaarheid en de bemiddeling van kandidaten t.b.v. een opdracht of dienstbetrekking, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van testresultaten, referentiechecks, uitingen op social media etc.;
(in het kader van een (mogelijke) overeenkomst met de kandidaat) de voorbereiding, totstandkoming en uitvoering van een overeenkomst (van opdracht);
de mogelijkheid de relatie/cliënt van SIS Finance te voorzien van passende kandidaten (de bemiddeling) en om in dit kader een (mogelijke) overeenkomst met de cliënt te kunnen sluiten;
de mogelijkheid op verzoek van onze opdrachtgevers gegevens te verwerken in het kader van een pre-employment screening, uitsluitend na akkoord van de kandidaat;
interne managementdoeleinden, waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole;
kwaliteitsdoeleinden zoals eventuele certificering;
(indien we een bemiddelingsrelatie met elkaar zijn aangegaan) de naleving van wet- en regelgeving, waaronder, maar niet beperkt tot, identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving.

Contactgegevens kunnen ook gebruikt worden om bepaalde relaties (kandidaten, opdrachtgevers en eventuele anderen) uit te nodigen voor speciale, exclusieve events, georganiseerd door of in nauwe samenspraak met SIS Finance. Deze contactgegevens worden nooit zonder toestemming van de genodigden met andere genodigden gedeeld (alleen de naam en huidige functie/bedrijf of andere openbare informatie); wel kunnen bepaalde leveranciers en/of partnerorganisaties die ons ondersteunen bij de organisatie van deze events contactgegevens van kandidaten en opdrachtgevers onder ogen krijgen en/of gebruiken om de events te realiseren. Deze leveranciers en partners worden zorgvuldig geselecteerd en zijn (op basis van contract) verplicht tot geheimhouding van de verkregen informatie en het verwijderen van deze informatie uit hun systemen na afloop van het betreffende event.

In geen enkel geval wordt gevoelige data, waaronder CV’s, contactgegevens en vertrouwelijke (bedrijfs)informatie, met derden gedeeld zonder voorafgaande (mondelinge of schriftelijke) toestemming van betreffende kandidaat, opdrachtgever of relatie. Waar dit een mondelinge toestemming betreft (bijvoorbeeld tijdens een interview), zullen wij het afgesprokene schriftelijk (via e-mail) aan toestemminggever bevestigen.

In bepaalde gevallen zijn we wettelijk verplicht uw persoonsgegevens te beheren en/of mee te delen aan de overheid of bij wet bepaalde instanties. In dergelijke gevallen verwerken wij uw gegevens op grond van onze juridische verplichtingen.

Bewaartermijn

Alle gegevens van kandidaten, opdrachtgevers en andere relaties worden – mits ze aantoonbaar met hun toestemming zijn verkregen – in beginsel voor onbepaalde tijd bewaard, tenzij er op enig moment een verzoek wordt gedaan van een individu om haar of zijn gegevens uit onze bestanden te verwijderen. Op deze wijze kunnen wij de langetermijnrelatie die wij met kandidaten, opdrachtgevers en andere relaties opbouwen, op een goede manier onderhouden. Tevens kunnen wij zo kandidaten in de loop van hun loopbaan volgen en des te beter hun ontwikkeling en wensen inschatten, wat van zeer veel waarde is bij de beoordeling of er een match is met een bepaalde rol en bij het gericht kunnen adviseren van de kandidaten over hun loopbaankeuzes.

Uw gegevens worden niet langer bewaard dan zolang dat nodig is voor het doeleinde van de verwerking. Gegevens worden alleen langer dan deze periode opgeslagen wanneer dit overeenkomstig de toepasbare wetten, verordeningen of andere rechtsnormen van de Europese Unie of een lidstaat van de Europese Unie noodzakelijk is.

Veiligheid

Wij treffen technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen om uw door ons beheerde gegevens te beschermen tegen manipulatie, verlies, vernietiging en toegang door onbevoegden. Wij verbeteren onze veiligheidsmaatregelen voortdurend op basis van de technologische ontwikkelingen.

Op onze website www.sis-finance.nl worden enkel third-party “tracking cookies” toegepast. Deze “cookies” doen geen inbreuk op uw privacy.

Juridische grondslagen van de verwerking

Indien u ons toestemming hebt gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens, vormt deze toestemming de juridische grondslag voor de verwerking (art. 6 lid 1 sub a AVG).
Voor de verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van het opzetten of vervullen van een overeenkomst met u is art. 6 lid 1 sub b AVG de juridische grondslag.
Voor zover de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is om aan onze juridische verplichtingen te voldoen (bijvoorbeeld voor het bewaren van gegevens), zijn wij daartoe bevoegd conform art. 6 lid 1 sub c AVG.
Bovendien verwerken wij persoonsgegevens op grond van onze rechtmatige belangen en de rechtmatige belangen van derden conform art. 6 lid 1 sub f AVG. Dergelijke rechtmatige belangen zijn bijvoorbeeld de instandhouding van onze IT-systemen, de marketing van onze producten en diensten en de producten en diensten van anderen, alsook de juridisch vereiste documentatie van zakelijke contacten.

Rechten van betrokkenen

Als betrokkene van wie persoonsgegevens verwerkt worden, hebt u het recht op informatie (art. 15 AVG), correctie (art. 16 AVG), verwijderen van gegevens (art. 17 AVG), beperking van de verwerking (art. 18 AVG) en overdraagbaarheid van gegevens (art. 20 AVG).
Indien u ons toestemming hebt gegeven om uw persoonsgegevens te verwerken, dan hebt u het recht om uw toestemming te allen tijde te herroepen. De rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens tot de herroeping wordt niet aangetast door de herroeping. Ook de verdere verwerking van deze gegevens op basis van een andere juridische grondslag, bijvoorbeeld voor het vervullen van wettelijke verplichtingen (zie hierboven), blijft onveranderd.
Recht van bezwaar
U hebt het recht, om redenen die voortvloeien uit uw bijzondere situatie, om te allen tijde bezwaar te maken tegen de verwerking van uw betreffende persoonsgegevens die op grond van art. 6 lid 1 e) AVG (gegevensverwerking in het openbaar belang) of art. 6 lid 1 f) AVG (gegevensverwerking op basis van een belangenafweging) plaatsvindt. Als u bezwaar maakt, zullen wij uw persoonsgegevens alleen verder verwerken, voor zover wij daarvoor dwingende gegronde redenen kunnen aantonen die boven uw belangen, rechten en vrijheden gaan, of voor zover de verwerking dient voor het geldend maken, uitoefenen of verdedigen van wettelijke rechten.
Wanneer u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de wettelijke voorschriften, hebt u het recht om bezwaar aan te tekenen bij een bevoegde, toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens (art. 77 AVG).

Aanpassingen

SIS Finance behoudt zich te allen tijde het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Eventuele wijzigingen worden op deze website gepubliceerd.

Versie 25 mei 2018